Saber usar o e-mail corporativo de maneira correta é um fator essencial para melhorar a comunicação da empresa como um todo; seja interna ou externamente com fornecedores e clientes.

Apesar de hoje já existirem inúmeras novas ferramentas, o e-mail corporativo ainda é um recurso extremamente importante e largamente utilizado pelas organizações. 

Para se ter uma ideia, segundo dados da Databox, 45% das empresas usam esse sistema na área comercial, enviando aos seus leads um e-mail por semana.

Mas, afinal, o que é esse recurso e como utilizá-lo de maneira eficiente? Para te ajudar a entender esses aspectos, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e saiba mais!

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O que é e-mail corporativo e quais são os benefícios?

E-mail corporativo é uma ferramenta de comunicação que utiliza o próprio domínio da empresa após o @ ao invés de usar marcas dos servidores tradicionais, como Google, Outlook, Yahoo, dentre outras. 

Desse modo, é possível criar uma identidade corporativa, tornando o colaborador um representante da empresa ao utilizar o e-mail. 

Alguns dos benefícios do e-mail empresarial são:

• Credibilidade: ao possuir um domínio próprio sua empresa é tratada com seriedade e transmite autoridade e credibilidade;
• Organização: a utilização do e-mail empresarial permite que os funcionários possuem seus próprios dados de acesso, construindo assim um processo organizacional eficiente;
• Segurança e controle: e-mails desconhecidos e spams tornam-se menos frequentes por conta da segurança e há um controle maior sobre e-mails enviados e recebidos; quem está se comunicando com quem, etc.

Mas para que essa ferramenta funcione de modo eficiente e atenda as necessidades do negócio, é preciso que tenha sido configurada corretamente e que seja monitorada com uma certa frequência, além de outras boas práticas.

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5 boas práticas na utilização do e-mail corporativo

Verificar o armazenamento

Como o e-mail corporativo utiliza um espaço disponível no servidor, mantenha-se atento para que o limite não seja atingido. 

Se o espaço livre se esgota, não é possível receber outras mensagens. Exclua e-mails antigos e armazene anexos grandes em outro local. 

Realizar backups constantemente

Algo que se pode fazer para evitar que o servidor fique lotado, é realizar backups com certa frequência, deste modo, não há necessidade de excluir e-mail importantes e o servidor continua com um bom espaço disponível. 

Monitorar o envio e recebimento de mensagens eletrônicas

Monitore o e-mail empresarial para que ele seja utilizado apenas para assuntos profissionais. Além disso, cuidado com conteúdos sensíveis, que podem colocar em risco a segurança ou preservação da sua empresa e colaboradores.

Elaborar um plano de segurança

Por falar em segurança, filtros anti-spam e a utilização de firewall/antivírus eficiente são questões mínimas para manter o e-mail corporativo protegido. 

O ideal é fazer a integração a iniciativas como mitigação de ataques, sistemas anti-ddos e filtros de rede.

Leia também: 5 motivos para adotar um serviço de firewall

Orientar os funcionários

E para que o plano de segurança funcione bem, é preciso orientar bem os colaboradores. Além de pedir que não se utilize o e-mail empresarial para fins pessoais, incentive-os a adotar senhas complexas e não usarem a mesma para acessar vários locais diferentes.

Além disso, estabeleça diretrizes para bloqueios de e-mails suspeitos e cuidados ao abrir links e anexos nas mensagens eletrônicas.

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E a melhor forma de manter o e-mail corporativo seguro de possíveis ameaças é através da solução de e-mail na nuvem da add it Cloud Solutions. 

Conte com uma plataforma completa que inclui contatos, tarefas, compartilhamento, criação e armazenamento de arquivos; tudo isso na sua nuvem privada.

Com a nossa solução, além dos processos de instalação e migração serem simples e rápidos, você tem a possibilidade de automatizar seus backups e em caso de perda de arquivo, a recuperação é prática e fácil. 

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