A pandemia da covid-19 acelerou o desenvolvimento de tecnologias em uma escala global e essas inovações tendem a ter um forte impacto no mundo empresarial. Dentre as novas tendências, o mapeamento de processos é um método já existente que passou a ser prioridade das organizações.

Visando a segurança cibernética e, principalmente, melhorias nos procedimentos internos, novas tecnologias têm surgido para analisar e compreender com mais exatidão como é o fluxo de trabalho dos funcionários individualmente.

Essas iniciativas são inspiradas na transformação digital, isso porque as empresas entenderam a importância de abraçar a inovação, revisar metodologias internas e buscar melhorias para continuarem competitivas no mercado.

Nesse sentido, para te ajudar a entender o que é o mapeamento de processos, benefícios e como implementar essa estratégia no seu negócio, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e saiba mais!

Veja mais: Transformação digital das empresas: passo a passo para implementar

O que é mapeamento de processos?

De modo geral, o mapeamento de processos é a identificação da sequência lógica das atividades que compõem uma operação e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho.

Essa prática é realizada para visualizar de uma forma completa como funcionam as tarefas no cotidiano, como estes podem ser melhorados, como eles são documentados, como padronizá-los a fim de melhorar eficiência e como transformá-los.

Em outras palavras, o mapeamento é um modo de gestão e organização dos processos, que são o ponto principal de todo o funcionamento de uma corporação, com o objetivo de aperfeiçoá-los e torná-los mais eficazes.

Leia também: Competitividade empresarial: principais mitos da transformação digital

Benefícios do mapeamento de processos

A análise que o mapeamento proporciona permite a identificação dos problemas e a classificação destes em urgentes e não urgentes. Com isso, pode-se entender com clareza as causas e maneiras de como resolvê-los.

Ademais, o mapeamento de processos possibilita:

• Redução de atrasos ou retrabalhos;
• Eliminação de atividades repetitivas;
• Minimização das despesas;
• Automação das rotinas operacionais;
• Maior controle e monitoramento;
• Rápidas mudanças e processos mais ágeis.

Leia mais: Por que investir em inovação tecnológica ajuda a reduzir custos?

Qual é a importância do mapeamento de processos para a equipe de TI?

Dentre os pontos elementares da importância de se implementar o mapeamento de processos, podemos citar:

Melhor compreensão da operação

Todos os passos dos processos da empresa ficam muito mais claros. Desde o início até o final da operação, são listadas as etapas e os responsáveis por cada uma delas, o que garante uma maior compreensão do sistema para a equipe de TI e rápida identificação de oportunidades de melhorias.

Centralização dos processos

Eliminar tarefas repetitivas e sem valor, rever atribuições e responsabilidades e centrar um tipo de tarefa em apenas um departamento. 

Tudo isso se torna possível com o mapeamento de processos. A centralização permite remodelar todo o sistema da empresa de uma forma que tudo funcione com mais eficiência.

Além disso, pode padronizar os fluxos operacionais, tornando a sua empresa mais produtiva e mais ágil. Isso também diminui as falhas e as dúvidas dos colaboradores, já que em cada processo tudo segue um modelo pré-definido.

Transformação digital

Com a evolução constante da tecnologia, é de extrema importância que empresas que ainda não utilizam ferramentas inovadoras em seu sistema de trabalho, como o mapeamento de processos em nuvem, adotem esses sistemas.

A transformação digital traz mais competitividade para a organização e uma série de benefícios que visam a otimização do trabalho. É preciso seguir a evolução do mundo empresarial para não ser deixado para trás. 

Leia mais: Transformação digital nas empresas: principais motivos para adotar a nuvem

Como fazer um mapeamento de processos de TI?

Existem 5 passos principais que precisam ser seguidos para elaborar um mapeamento de processos de TI eficiente:

1. Definir os objetivos

Defina as metas de toda a empresa, e não apenas do setor, dessa forma, ficará mais claro os ajustes que precisam ser feitos. Como também, analise alguns pontos no processo com o objetivo de:

• Potencializar a eficiência dos fluxos em todas as áreas da empresa;
• Reduzir o número de etapas que levam até o resultado final;
• Conceder informação significativa para cada um dos gestores;
• Diminuir os riscos operacionais.

2. Definir entradas e saídas

As entregas, também conhecidas como saídas, são os elementos úteis para quem faz uso daquela atividade, independentemente de serem clientes internos ou externos, de modo a gerar valor para as cadeias de trabalho e, consequentemente, para todo o negócio. Já as entradas são os itens que passarão por uma transformação até a entrega.

Nesse sentido, identificar as entradas e saídas auxilia a entender se este processo está realmente funcionando como deveria. E ao compreender qual é a entrega, é possível estabelecer quais dados serão utilizados para gerá-la.

3. Identificar as atividades e componentes

As atividades envolvidas em um processo definirão de que modo as entradas serão trabalhadas até o desenvolvimento das entregas (resultados) aguardadas. Já os componentes são os recursos aplicados em cada uma das atividades.

O objetivo aqui é elaborar um plano de ação para indicar quais atividades precisam ser efetuadas com os componentes próprios da empresa, visando otimizar o operacional.

É nesse ponto também que se pode apontar os erros nos procedimentos, a necessidade de investimentos e a demanda por uma reformulação.

4. Elencar os riscos

Nessa etapa, é possível listar e apontar as vulnerabilidades do processo, permitindo que a equipe de TI se previna e crie planos de contingência para situações de emergência ou ataques.

Para isso, é válido criar testes para cada um dos fluxos operacionais, minimizando quaisquer tipos de surpresas e, ainda, monitorando oportunidades de otimização.

5. Definir os indicadores para monitoramento

O objetivo dos indicadores de monitoramento é mostrar o desempenho de cada um dos processos mapeados, fazendo com que a equipe tenha relatórios muito mais analíticos e auxiliem no momento de tomada de decisão.

Com isso, defina as métricas mais estratégicas para o seu negócio e tenha pessoas comprometidas a acompanhá-las. 

Conheça a Add It Cloud Solutions

Para implementar o mapeamento de processos de uma forma fácil e eficiente, é de suma importância contar com uma empresa especializada no universo tecnológico, como a add it Cloud Solutions.

Com mais de 20 anos de experiência em Soluções em Nuvem para otimizar a Infraestrutura de TI, nós contamos com especialistas para identificar e oferecer exatamente o que sua empresa necessita.

Dentre nossas principais soluções, encontram-se: Drive Online, Comunicação PABX, Armazenamento em Nuvem (Privada ou Híbrida) e Desktop Virtual. Com isso, estamos prontos para ajudar o seu negócio a alcançar ganhos como transformação digital, aumento da produtividade interna e redução de custos.

Deseja saber mais? Entre agora mesmo em contato com a nossa equipe!