É bem provável que você já tenha ouvido falar da famosa “nuvem”. Por lá, é possível armazenar arquivos, dados e, até mesmo, sistemas completos, permitindo o acesso em qualquer dispositivo com conexão à internet. Porém, guardar arquivos na nuvem é algo que requer orientação, para que o local não fique sobrecarregado.

De acordo com previsões da Gartner, os gastos com nuvem pública devem crescer 18,4% em 2021, o que representa um total de US$ 304,9 bilhões. No ano anterior, o montante foi de US$ 257,5 bilhões, demonstrando que a pandemia validou a proposta de valor da nuvem.

Além disso, quase 70% das organizações que usam serviços em nuvem planejam aumentar o investimento nesse sistema, devido às mudanças de comportamentos e novas modalidades de trabalho evidenciadas pela crise atual.

Sendo assim, é necessário compreender mais sobre a tecnologia, incluindo as boas práticas para guardar arquivos na nuvem. 

Leia mais: 5 cuidados ao guardar arquivos na nuvem

Como guardar arquivos na nuvem?

A expansão do trabalho remoto durante a pandemia mostrou a necessidade de investimento em tecnologias e infraestrutura de TI. Isso vale não só para o home office, mas também para as empresas que decidiram adotar a modalidade híbrida.

Entretanto, saber como guardar arquivos na nuvem tornou-se imprescindível, já que essa é uma das principais tecnologias para a digitalização de empresas. A seguir, conheça algumas das boas práticas.

1 – Faça um planejamento prévio

O primeiro passo para guardar arquivos na nuvem com eficiência é realizar um planejamento prévio das ações. 

Ou seja, é preciso analisar quais dados são realmente importantes para a organização, bem como a quantidade e os tipos de documentos que podem ser armazenados.

Além disso, o planejamento também inclui o mapeamento dos usuários e como eles podem usar as informações disponíveis na nuvem.

O tempo e o dinheiro disponíveis também são importantes a serem considerados neste plano, pois nortearão as ações implementadas pela empresa.

2 – Padronize os nomes e as pastas

Para manter a organização da sua nuvem, é fundamental padronizar os nomes dos arquivos e das pastas. Isso evita que qualquer informação se perca no sistema, além de facilitar o acesso para os usuários.

Essa é uma das principais recomendações para guardar arquivos na nuvem. Por conta disso, todos os colaboradores devem conhecer as boas práticas da empresa quanto à padronização e tipos de arquivos.

3 – Faça backups frequentes

O armazenamento em nuvem para empresas é extremamente eficiente, porém é importante contar com backups dos arquivos em outros sistemas, para evitar perdas de informações diante de problemas ocasionais.

Outra dica é fazer o monitoramento frequente dos backups, checando se os colaboradores estão realizando o upload corretamente de todos os arquivos. Assim, no caso de pane do sistema, você terá em mãos uma cópia de segurança.

4 – Elimine os arquivos duplicados

Uma das boas práticas para guardar arquivos em nuvem é eliminar os arquivos duplicados. Eles podem causar confusão no momento da edição, prejudicando a produtividade das equipes. Se for necessário ter duas cópias, coloque nomes diferentes.

5 – Não compartilhe informações de login

Essa é uma recomendação no quesito de segurança cibernética. É importante que as informações de acesso não sejam compartilhadas com outros usuários, principalmente pessoas não autorizadas.

Isso pode levar a uma invasão do sistema, bem como o uso indiscriminado de dados sensíveis e confidenciais da organização.

Saiba mais: 6 aspectos que podem atrapalhar os resultados da infraestrutura em nuvem 

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