Com a constante transformação digital do mercado e a necessidade de virtualização, diversas empresas estão buscando saber como salvar arquivos na nuvem e garantir a inovação de suas operações tecnológicas.

De maneira prática, essa iniciativa permite que as organizações tenham um espaço online para armazenar documentos e outros arquivos importantes. Esse processo reduz drasticamente a necessidade de usar e armazenar papéis físicos, minimizando o consumo e contribuindo positivamente para a sustentabilidade.

Além disso, salvar arquivos na nuvem pode trazer uma série de outras vantagens para as empresas, como:

• Redução de custos;
• Otimização de tempo e recursos;
• Flexibilidade e dinamismo para a operação;
• Melhor disponibilidade da operação;
• Melhor gerenciamento da área tecnológica.

Outro ponto positivo que salvar arquivos na nuvem pode trazer à sua organização, sem dúvidas, é o diferencial competitivo. Sabemos que as empresas estão em busca de inovação. Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa da KPMG, 46% dos líderes investirão em transformação digital nos próximos 12 meses.

Por meio do armazenamento em nuvem, as organizações conseguem acelerar a digitalização da operação e, ainda, garantir segurança e proteção de dados, aumentando os aspectos de governança e compliance. 

No entanto, apenas é possível atingir todas essas vantagens se os líderes aprenderem como salvar arquivos na nuvem de maneira assertiva. Para te ajudar nesse processo, elencamos abaixo algumas boas práticas. Continue com a sua leitura e confira. 

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5 boas práticas de como salvar arquivos na nuvem

Dentre as principais dicas de como salvar arquivos na nuvem, podemos citar:

     1. Criação de pastas e subpastas

O primeiro passo para manter os arquivos organizados no mundo online, sem dúvidas, é a criação de pastas e subpastas. É imprescindível que todos os colaboradores consigam se “encontrar” na nuvem e entendam exatamente como cada pasta funciona. 

Diante disso, é preciso que essas pastas sigam uma lógica e um padrão de organização, seja por setor (por exemplo: RH, Financeiro, Marketing e assim por diante) ou nomes de clientes. 

     2. Padronização de nomenclatura dos arquivos

Outro ponto importante quando falamos sobre como salvar arquivos na nuvem é a nomenclatura desses materiais. 

É crucial criar um padrão para facilitar a identificação de cada item e a recuperação caso seja necessário. 

Nesse cenário, evite o uso de caracteres especiais que possam não ser aceitos por determinados sistemas operacionais, de modo a evitar conflitos ou duplicidade nos arquivos.

     3. Implementação de backups automáticos

Os backups consistem em cópias de segurança dos arquivos armazenados e eles auxiliam diretamente na proteção de dados da empresa, minimizando os riscos de que itens importantes sejam perdidos ou sofram algum tipo de alteração não autorizada.

Por sua vez, ao salvar arquivos na nuvem, é crucial já programar backups automáticos, de modo a otimizar o gerenciamento da sua infraestrutura, garantindo segurança e alta disponibilidade desses itens.

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     4. Eliminação de arquivos duplicados

Para promover eficiência, aumentar a velocidade da busca de informações e backups, assim como reduzir riscos e gargalos nas operações em nuvem, é fundamental que as empresas eliminem os arquivos duplicados.

Atualmente, é possível contar com ferramentas inteligentes que conseguem mapear e apontar quais são os itens que podem estar nessas condições, baseando-se no tamanho, data de criação, nome e outras características. Com isso, pode-se contar com um operador para confirmar a duplicidade e autorizar a exclusão. 

     5. Gestão de acesso e identidade

Por fim, não podemos falar sobre como salvar arquivos na nuvem sem citar a importância da gestão de acesso e identidade dos colaboradores.

Para que todos os itens estejam em segurança, é fundamental gerenciar o nível de acesso de cada funcionário com base nas informações que ele precisa visualizar para desempenhar o seu trabalho.

Com isso, a empresa garante que nenhum dado confidencial caia nas mãos erradas, aumentando a segurança e minimizando os riscos de vazamentos, compartilhamento indevido de informações e, até mesmo, ataques cibernéticos.

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