Com o crescimento do cloud computing, cada vez mais as empresas têm adotado soluções inovadoras para otimizar os processos internos, como o e-mail na nuvem.

Para se ter uma ideia, de acordo com dados dados do Synergy Research Group, os serviços em nuvem alcançaram faturamento a US$ 150 bilhões no primeiro semestre de 2019. 

As principais razões para esse aumento, sem dúvidas, estão pautadas nos benefícios que essa ferramenta fornece às empresas, tais como:

• Automação;
• Melhorias na comunicação interna;
• Prevenção de erros e refações;
• Estabilidade operacional;
• Flexibilidade;
• Segurança;
• Redução de custos.

No entanto, para alcançar essas vantagens com a implementação do e-mail na nuvem, alguns cuidados são fundamentais. Para te ajudar a entender quais são esses aspectos e como implementá-los, elaboramos um texto completo. Continue com a sua leitura e saiba mais!

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7 cuidados para adotar o e-mail na nuvem

Na prática, o e-mail na nuvem consiste em um recurso que permite a tramitação de mensagens eletrônicas no ambiente corporativo com facilidade e a devida preservação de informações. Dentre os principais cuidados para adotar essa ferramenta, podemos citar:

1 – Faça um planejamento

O primeiro passo para implementar esse serviço é o planejamento. Sem um plano muito bem elaborado e contundente, torna-se impossível estabelecer metas e acompanhar o desempenho do recurso. 

Para isso, defina os pontos elementares para adoção dessa tecnologia, assim como responsáveis por monitorar as estratégias e os investimentos necessários. 

2 – Tenha um controle de acesso acirrado

Por outro lado, um outro cuidado que os gestores de tecnologia devem ter é o controle de acesso. É fundamental levantar uma lista de usuários e estabelecer informações que serão usadas para entrar no e-mail na nuvem.

Com o crescimento do home office, esse processo também permite que os colaboradores tenham acesso a esses dados de qualquer lugar ou dispositivo, de maneira prática e totalmente segura.

3 – Implemente a autenticação em duas etapas

Elencando o tópico anterior, esse controle pode ser implementado por meio da autenticação em duas etapas. Ou seja, além da senha geralmente utilizada, os gestores podem definir alguma outra informação para permitir a entrada no sistema, como data de nascimento.

Por sua vez, esse cuidado inibe quaisquer tentativas de ataques cibernéticos por meio de vulnerabilidades, garantindo melhor proteção de dados. 

4 – Cuidado com senhas óbvias

Ao definir a senha, é preciso ter uma atenção redobrada com palavras e números óbvios, como o nome da empresa ou funcionário, sequências numéricas, datas de nascimento e outros nomes próprios.

Ao invés disso, opte por senhas que combinem letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.

5 – Tenha um plano de recuperação de desastres

Ter um e-mail na nuvem sem que ele esteja disponível a todo momento não é muito eficiente, certo? 

Por essa razão, tenha um plano de recuperação de desastres, que consiste em uma sistematização de ações paliativas para prevenir falhas que atrapalhem a utilização da ferramenta e iniciativas em casos de necessidades.

6 – Invista em segurança cibernética

O plano de recuperação deve conter mecanismos focados na segurança cibernética, afinal, não são apenas erros no sistema que podem afetar a operação, mas também ataques ou exposições de dados da empresa.

Para tal, mantenha os softwares atualizados, monitore os acessos na rede, treine os colaboradores para evitar vulnerabilidades e maximize os investimentos em melhorias nos sistemas.

7 – Opte por um fornecedor confiável

Por fim, não podemos falar a respeito de e-mail na nuvem sem citar sobre a importância de optar por um fornecedor confiável e preparado para a disponibilização da solução. 

Sem isso, as chances da implementação da ferramenta gerar resultados abaixo do esperado são muito maiores.

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